第一章      总 则

第一条 为进一步加强学院档案工作,提高档案管理水平，更好的发挥档案在学院各项工作的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合我院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学院在从事教学、科研、党政管理、学生管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学院档案记录和反映了学院建立、建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。

第四条 为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，除干部人事档案外，各门类、不同载体的档案实行集中统一保管。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为已有或者拒绝归档。

第二章      管理机制与机构职能

第五条 为实现档案管理工作规范化、制度化、标准化、科学化。学院设立综合档案室，由学院书记和院长直接领导，由学院办公室主任负责档案具体事务的安排。

第六条 学院档案室的主要职责是：

负责制定全院档案工作规划和档案工作的规章制度，并组织实施。
   负责全院档案业务工作的监督、指导、检查档案宣传和档案利用工作。
   负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料。
   完成上级有关部门和院领导交办的其他工作。
第七条  学院必须加强对档案工作的领导，切实将档案工作纳入到本单位发展规划、工作计划、管理制度和有关人员的职责中，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第三章      归档范围和时间要求

第八条 归档范围：学院建立和完善文件材料的立卷归档制度。将本部门（单位）在工作活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料收集齐全归档。

第九条：归档时间

党群、行政文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；教学类、学生相关文件材料应在当年的暑期前归档；科研类文件材料应在成果鉴定、评审后归档；教研室及院级活动档案应在每个学期末归档。如有特殊情况，也可以分阶段归档；其它档案活动结束随时归档。

第十条 归档要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐用久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

8、特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

9、学院人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时归档。

第十一条 对于个人在其职务活动中形成的重要文件材料，学院档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第四章 考核、奖励与处罚

第十二条 学院应建立档案检查、考核和评估制度，对学院档案整理人员在年度归档工作中表现突出的应给予优先表彰和奖励。

第十三条 对因玩忽职守造成档案损失的有关人员，根据情节轻重，给予学院大会批评、取消年度评优评先资格。

第五章    适用时间

第十四条 本办法从2022年3月10日起执行。